Przeprowadzka biura krok po kroku

Wtorek, 30 października, 2012

Przeprowadzka biura jest sporym wyzwaniem zarówno dla właścicieli, jak i pracowników firmy. Wybór odpowiedniego terminu i firmy przeprowadzkowej, poinformowanie kontrahentów o zmianie adresu, przystosowanie nowego miejsca do potrzeb przedsiębiorstwa, przechowanie dokumentów i sprzętów biurowych - to tylko kilka z wielu spraw, o które należy zadbać w takiej sytuacji.

Na początek warto wybrać odpowiednią firmę przeprowadzkową i uzgodnić z nią planowany termin przedsięwzięcia. Może być to dzień wolny od pracy biura (np. weekend). Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przeprowadzkę i nadzór nad firmą wykonującą usługę. Dobrze, by dany pracownik zajmował się konkretnym zadaniem (np. spakowaniem ważnych dokumentów, materiałów biurowych etc.). Pomocny jest też plan działania. Nie powinno ograniczać się w nim tylko do samej przeprowadzki, ale uwzględnić też dłuższy horyzont czasowy i ewentualne komplikacje. Warto zapoznać się z układem pomieszczeń w nowym biurze i zastanowić się nad rozmieszczeniem stanowisk pracy. Przebieg przeprowadzki zależy od specyfiki danej firmy, jednak jest też kilka uniwersalnych problemów.

- Dotychczas przeprowadzaliśmy biuro kilkakrotnie i za każdym razem jedną z najtrudniejszych kwestii było poinformowanie naszych kontrahentów i klientów o zmianie adresu – mówi Piotr, manager jednej z poznańskich firm. - Spory problem stanowiło też przystosowanie nowej siedziby do naszych potrzeb, a więc właściwe okablowanie pomieszczeń i umiejscowienie wszystkich rzeczy przeniesionych ze starego biura.

Przeprowadzka jest idealną okazją, by posegregować firmowe rzeczy i pozbyć się niepotrzebnych sprzętów, jednak nie zawsze jest to możliwe. Przygotowując się do niej w pospiechu można bowiem pominąć wiele istotnych kwestii. Lepiej nie niszczyć starych dokumentów, które mogą okazać się jeszcze potrzebne. Należy również odpowiednio zabezpieczyć firmowe rzeczy przed zniszczeniem i – jeżeli w nowym miejscu nie wszystko jest jeszcze gotowe – poszukać pomieszczenia, w którym będzie można je przechować.

- Przeprowadzka biura to jeden z najważniejszych powodów, dla którego małe i średnie przedsiębiorstwa decydują się na wynajem samoobsługowych powierzchni typu self storage. Często zdarza się, że choć ich nowa siedziba znajduje się w prestiżowym miejscu np. zabytkowej kamienicy, okazuje się dla nich nieodpowiednia pod względem logistycznym – mówi Dorota Sztuba z poznańskiego Euro Self Storage Komórki do Wynajęcia.

Przedsiębiorstwa, które decydują się na przeprowadzkę biura korzystają najczęściej z krótkookresowego najmu samoobsługowych komórek o powierzchni 22 m2. Przechowują w nich przede wszystkim meble biurowe, dokumenty oraz towary przeznaczone na sprzedaż. Najczęściej zlecają przygotowanie całego przedsięwzięcia firmie przeprowadzkowej, a więc spakowanie i przewiezienie rzeczy do samoobsługowego magazynu, a następnie do nowego miejsca. Jak przyznaje Dorota Sztuba, wiele firm kontynuuje wynajem samoobsługowych komórek po przeprowadzce. Jest to bowiem nie tylko element ich planu przeprowadzkowego, ale również forma zarządzania przestrzenią w nowym biurze.




Euro Self Storage Komórki do Wynajęcia

Euro Self Storage Komórki do Wynajęcia jest projektem biznesowym firmy Euro Centrum zajmującej się wynajmem powierzchni magazynowych, produkcyjnych i biurowych. Euro Self Storage Komórki do Wynajęcia powstało w 2011 roku jako pierwsze w Wielkopolsce i drugie na terenie Polski przedsięwzięcie oferujące usługę magazynowania samoobsługowego. Z oferty self storage korzystają zarówno osoby prywatne, które poszukują alternatywy dla strychów i piwnic, jak i małe i średnie przedsiębiorstwa. Więcej informacji na stronie www.euroselfstorage.pl oraz na portalu Facebook www.facebook.com/euroselfstorage.